Factores para elegir una centralita virtual

Existen una serie de factores a tener en cuenta antes de decidir si implantar o no la centralita virtual para tu negocio. El cambio a este tipo de sistema de comunicación puede suponer un importante avance para la empresa, sin embargo, en cualquier caso, antes de iniciar el proyecto y determinar la elección de un tipo de centralita u otra, se deben tener en cuenta diversas cuestiones.

En un principio puede parecer que este tipo de servicio es únicamente útil para grandes corporaciones, que necesitan sistemas comunicación efectivos entre los empleados y sobre todo disponibles durante el máximo tiempo posible para el público.

Pero nada más lejos de la realidad ya que, por las características virtuales del servicio y las condiciones al adquirirlo, se puede perfectamente adaptar a las necesidades concretas del tamaño y actividad de tu negocio. Con lo que, se puede conseguir profesionalizar el servicio, haciendo las tareas de forma más eficiente y ofrecer una atención al cliente, más profesionalizada a cualquier nivel empresarial.

Los factores que deberás tener en cuenta para elegir correctamente tu centralita virtual son:

• La sencillez en el uso. De esta manera se evitará que la transición del sistema de telefonía convencional a la tecnología voIP, para los empleados, no sea un proceso engorroso y que conlleve más pérdida de tiempo, que aprovechamiento del mismo.
• Ofrecimiento de funcionalidades avanzadas que motiven a iniciar el proceso de cambio. Se deben tener claramente identificadas las ventajas que conllevará, la implementación de la centralita. Como puede ser la posibilidad de contar con una herramienta, que desde cualquier dispositivo te permita gestionar un cambio relativo al horario o a la locución que se emite o tener la oportunidad de conducir al cliente con la persona o el departamento adecuado que solventará su cuestión y hacer de esta manera que pierda el menor tiempo posible durante la llamada.
• Debe contar con la posibilidad de integrar fácilmente dichas funcionalidades con el sistema informático, que gestione el resto de tareas realizadas por la empresa. Con esta combinación, se conseguirá actuar de forma más rápida y eficiente, para que una llamada no tenga que interrumpir por completo, otras tareas que se estuvieran realizando.
• La posibilidad de que el trabajador pueda responder las llamadas de su extensión, sin necesidad de encontrarse para ello en la oficina. Así, se le dará una mayor movilidad y flexibilidad para la realización de otras tareas, que resulten igualmente importantes. Como podría ocurrir con un comercial, que no debe dejar de realizar visitas para captar nuevos clientes, pero tampoco puede dejar desatendida, en caso de que tenga problemas o cuestiones, a su cartera de clientes actuales.
• Para garantizar el cumplimiento de objetivo establecidos, en lo que a la atención al cliente se refiere, es necesario la obtención de datos, que permitan tener controlado en todo momento la actividad realizada y en caso de necesitarlo actuar con medidas para mejorarla y optimizar los recursos disponibles. Debe incluir, por tanto, una herramienta analítica que permita obtener datos, como la duración media de las llamadas, volumen de llamadas dividido por zonas geográficas o por extensiones, entre otros muchos.
• Al realizarse la conexión telefónica mediante internet, es de vital importancia mantener la calidad de las llamadas y la seguridad en los datos de los clientes, para evitar que éstos se usen indebidamente o se filtre información a nuestros competidores. Con lo perjudicial, que resultaría en ambos casos para la empresa. Por lo que, el operador de tu centralita debe ser capaz de ofrecer sistemas de encriptación, autenticación o lo que sea necesario para garantizar que la información relativa a las llamadas se mantenga segura.

En definitiva, una parte muy importante a la hora de elegir una centralita virtual adecuada, son las garantías y soporte que aporte el proveedor del servicio. De esta manera, la empresa recibirá el mejor servicio y se conseguirá su confianza. Que con el paso del tiempo hará, que se convierta en un cliente para toda la vida.